Coaching profesional: mejorando la productividad en el trabajo

Elena me plantea la siguiente problemática:

-Últimamente no consigo concentrarme en mi trabajo, me quedo bloqueada y muestro muy poco interés. ¿Qué puedo hacer para mejorar esta situación?

Ella es una excelente profesional. Entre sus muchas habilidades, siempre me sorprendió su capacidad para manejar el programa Microsoft Office Excel (hoja de cálculo y procesamiento de bases de datos). He conocido muchas personas que utilizan este programa, pero nadie como ella.

Conociendo sus habilidades, me sorprendió que llegara a esa situación de desinterés. Decidí usar habilidades de coaching para saber qué, cómo y por qué manejaba el Excel con el fin de mejorar su planteamiento inicial.

Elena me explica que utiliza Excel para simplificar y sistematizar el trabajo diario. De tal manera que una vez terminado, sólo tiene que introducir los datos nuevos la próxima vez y en un momento tiene el resultado. Esto le permite dedicar mucho más tiempo a otras tareas. Por ejemplo, si se requiere establecer los presupuestos para el próximo año en la empresa, ella genera unas tablas, conecta los datos para que fácilmente se puedan simular diferentes resultados y deja el programa de tal forma que el próximo año sólo se tenga que introducir datos y en 5 minutos se tiene el presupuesto. Anteriormente se necesitaba varios días e incluso semanas para preparar los presupuestos de la compañía. El rendimiento se ha incrementado exponencialmente.

Pero, ¿cómo lo hace?. Elena lo explica de la siguiente manera:

-Cuando tengo que organizar y resolver un problema con Excel me centro en la tarea con tal profundidad que “me olvido del mundo”. Si recibo llamadas telefónicas, las contesto y vuelvo a la concentración hasta crear toda una estructura. La se organiza de la siguiente manera:

• Divido el problema en partes. Cada parte se analiza en mucha profundidad. Analizo que datos tengo en cuenta y cuáles dejo fuera. A partir de ahí, los conecto mediante una fórmula y genero un subtotal.
• Con el resto de las partes hago lo mismo. De tal forma que si cometo algún error lo puedo localizar por partes y lo encuentro antes.
• Tomo cada uno de los subtotales y los conecto para obtener una organización y un resultado final.
• En todo el proceso verifico que información manejo. También reconozco que información ignoro o no he tenido en cuenta para fijar límites a mi organización y de esta manera sé dónde se puede utilizar. A partir de ambas informaciones, me permite avanzar para obtener mejor resultado y más escenarios posibles.
• Finalmente, “hasta que no veo el problema y su solución, no lo dejo”.

La información es muy relevante, mi siguiente pregunta fue: ¿es posible que utilizarás esta sistemática en el resto de las tareas a partir del próximo día de trabajo? Nota que ocurriría y confirma esa posibilidad imaginándote haciendo así la tarea. Luego evalúa el resultado: ¿qué lograrías haciendo la tarea de manera más efectiva?¿cómo te sentirías haciendo la tarea y comprobando al final del día el trabajo bien hecho?¿sería importante para ti hacerlo de esa manera?